Définition des objectifs, établissement des délais, identification des compétences, affectation des diverses tâches, l’attribution des ressources, suivi…, telles sont quelques-unes des principales axes de direction dans la conduite d’un projet. Savoir coordonner ces différents paramètres en les classant par étapes apportera une dynamique au projet, pour que cette dernière soit une parfaite réussite.
Si la conduite d’un projet nécessite d’adopter la bonne méthode et d’utiliser les outils adéquats, sa réussite repose essentiellement sur une bonne coordination. Pour ce faire, il est important de savoir gérer les différents paramètres qui concourent à la réussite d’un projet tels que les objectifs, l’organisation, la compétence, les ressources… Zoom sur les grandes axes à suivre pour coordonner un projet.
1. Définir et hiérarchiser les objectifs du projet
Entrant dans la phase de cadrage, la première étape dans la coordination de projet consiste à définir les objectifs dudit projet de manière factuelle. Cette phase est le plus souvent réalisée en concertation avec les différentes parties impliquées dans le cadre du projet. De chacun de ces objectifs fixés pourront découler plusieurs sous-objectifs. Ces derniers seront enfin décomposés en plusieurs tâches à accomplir dans le but d’obtenir les résultats attendus.
Les principaux objectifs du projet et les différentes activités concourant à son atteinte étant fixés, il s’agira ensuite de les hiérarchiser. Le but étant de pouvoir déterminer les priorités dans les grandes lignes, pour ensuite pouvoir les ordonner d’une manière logique. Cette première étape sera également le moment de définir les livrables du projet.
2. Déterminer les délais d’exécution
Les enjeux, les différents objectifs et les axes de travail pour mener à bien le projet étant maintenant déterminés de manière précise, l’étape suivante consistera essentiellement à déterminer le plan d’exécution du projet en termes de délais. Cette étape essentielle pour bien coordonner un projet aura donc un seul but : estimer le temps nécessaire pour réaliser chacune des tâches et/ou actions qui vont concourir à l’atteinte des objectifs, et donc à la réussite du projet.
Pour un meilleur suivi de l’avancement dans le cadre du projet, il sera important d’indiquer une date de début et une date de fin à chaque activité, classée préalablement dans un ordre chronologique. Différents outils sont à la disposition des coordonnateurs de projet pour pouvoir mener à bien cette étape.
3. Identifier les contraintes et les risques
Savoir coordonner un projet, c’est aussi être à même d’identifier et anticiper les différentes contraintes et autres risques qui peuvent avoir une incidence sur le bon déroulement du projet. Bien que ces risques peuvent être d’ordre politique, technique ou encore financier, la « contrainte temps » et l’insuffisance budgétaire sont les difficultés les plus récurrentes. Cette étape sera ainsi le meilleur moment de déterminer à l’avance ces éventuels « obstacles ».
Il s’agira donc pour le coordinateur de projet de dresser une liste des événements ou autres éléments qui sont susceptibles de surgir au cours du projet. Après identification, il vous faudra essentiellement réfléchir à des solutions qui permettraient d’atténuer ces risques potentiels, et d’anticiper sur d’éventuels mécanismes de contrôle.
4. Définir et attribuer les ressources
L’identification des ressources nécessaires pour la mise en œuvre d’un projet est une étape importante qui fait partie de la phase de conception d’un projet. Ces ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Ce sera ainsi le moment d’identifier tous les membres de l’équipe qui collaboreront tout au long du projet, de dresser une liste des différents matériels et outils qui seront utiles pour accomplir les tâches, mais surtout de définir les fonds nécessaire pour le projet.
Une fois identifiée, chaque ressource sera attribuée à chacune des tâches préalablement définies. Vous pourrez ainsi déterminer les responsables/acteurs qui seront en charge de s’occuper de telle activité, les supports dont ils disposeront pour mener à bien leur travail, ainsi que le budget à allouer pour pouvoir atteindre le résultat escompté.
5. Planifier, exécuter et faire un suivi
Les précédentes étapes ayant été validées, il s’agira maintenant de passer à la planification. Divers outils sont à la disposition des chefs de projet. Le diagramme de Gantt est le plus utilisé, mais de nombreux autres logiciels de planification sont également édités pour vous simplifier la tâche. La phase d’exécution, quant à elle, consistera à réaliser les différentes opérations initialement planifiées dans le cadre du projet. Avec les différentes équipes auxquelles ont été attribuées les tâches, le chef de projet sera particulièrement en charge de déployer toutes les solutions qui contribueront à satisfaire les objectifs fixés. Il veillera également à faire respecter l’échéancier initialement prévu.
Tout au long de cette étape, un suivi devra être assuré sur l’avancement du projet en question. Concrètement, il s’agira de faire des réunions avec tous les collaborateurs (la fréquence étant à déterminer selon la complexité du projet) afin de faire le point sur la progression dans les diverses tâches à accomplir dans le cadre de la réalisation des objectifs, mais aussi de s’assurer du respect du planning dans le but d’éviter les retards. Ce suivi est surtout indispensable afin de pouvoir d’apporter des modifications sur la méthode de travail ou sur le produit à livrer si besoin.
6. Clôturer et faire un bilan du projet
La clôture d’un projet est généralement synonyme de la fin des travaux, et par conséquent la mise en place de celle-ci. Pour le coordinateur de projet en particulier, il s’agira de remettre le livrable au commanditaire ou au destinataire, en fonction du projet. Cette dernière étape précède le lancement officiel ou l’inauguration du « livrable ».
Il est également primordial de faire un retour d’expérience au terme du projet. Réalisée avec les différents acteurs ayant pris part au projet, cette dernière étape sera essentiellement l’occasion de faire une synthèse sur le déroulement global du projet, avec les points forts et les points faibles, et de mettre en exergue les différents éléments ayant permis de le mener à son terme. Cette phase permettra également de capitaliser les différentes expériences acquises tout au long du projet et qui serviront pour l’avenir.
