Comment créer une plateforme collaborative ?

Comment créer une plateforme collaborative ?

La communication est un paramètre essentiel pour conduire un projet dans des conditions optimales. A l’ère du digital, divers outils sont à la disposition des entreprises, parmi lesquels la plateforme collaborative dont l’utilisation est de plus en plus répandue. Le déploiement de cet outil au sein d’une entreprise est même au cœur de la réussite de bon nombre de projets. Si la plateforme collaborative offre de multiples avantages, encore faut-il qu’elle réponde aux besoins réels de l’organisation, quelle que soit sa taille.

Partage de documents, échange d’informations, optimisation du travail d’équipe…, l’utilisation d’une plateforme de travail collaboratif ne peut qu’être bénéfique pour les entreprises de toute taille. En quoi consiste une plateforme collaborative ? Quels sont ses avantages ? Comment créer une plateforme pour votre organisation ? Le point.

Une plateforme collaborative, késako?

Par définition, une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel où sont centralisées toutes les informations relatives à la coordination et au suivi d’un ou plusieurs projets. Cet outil de travail collaboratif a pour but premier de faciliter la communication entre les différentes personnes concernées (chef de projet, client, collaborateurs…), grâce à un système de partage, de traitement et de gestion de fichiers, de documents et autres informations liés à un projet. Cela leur permettra de mieux travailler, de collaborer, d’apprécier l’avancement des travaux, de gagner en efficacité et d’augmenter la productivité, et ainsi, de faire en sorte à ce que le projet soit une réussite.

L’utilisation d’une plateforme collaborative est de plus en plus répandue de par les multiples avantages qu’elle offre. Dans un premier temps, elle facilite la communication entre tous les acteurs prenant part au projet car elle est accessible depuis n’importe quel poste de travail (ordinateur, tablette, smartphone…), et à tout moment. Pouvant être connectés en même temps, tous les collaborateurs ayant accès à l’outil sont également en mesure de partager, de modifier et d’ajouter des informations et/ou des documents en ligne.

Dans le même sens, la plateforme intègre des fonctionnalités standards et des applications dédiées personnalisables en fonction des besoins spécifiques de ses utilisateurs et du projet. Cela permet à chacun d’assurer le suivi des tâches à accomplir, d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancement du projet, ou simplement d’émettre leurs avis et autres idées sur un sujet/thème précis ou sur le projet dans sa globalité. Tout cela favorisera une synchronisation qui peut faire gagner du temps dans la prise de décision. En résumé, la plateforme collaborative offrira à toute entreprise : flexibilité, mobilité, et praticité.

Créer une plateforme collaborative : 5 étapes à suivre

Pour que la création d’une plateforme collaborative au sein d’une entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité, soit une réussite, il est impératif de suivre quelques étapes.

1. Analyse les besoins et les objectifs

Avant même la mise en place de votre plateforme de travail collaboratif, il est essentiel de définir clairement les besoins opérationnels dans le cadre du projet de création de la plateforme. Il est également important de déterminer les besoins sur le plan organisationnel en tentant de discerner les motivations personnelles et collectives des éventuels utilisateurs quant à l’implantation d’une plateforme collaborative.

2. Conception

Pensez à mettre en place une plateforme à la fois intuitive, simple et conviviale. Cela contribuera à une adhésion rapide de tous les utilisateurs. Outre la personnalisation de votre plateforme avec le logo, les couleurs et autres éléments qui caractérisent l’identité propre de votre entreprise, il faut déterminer et configurer différentes fonctionnalités qui seront en cohérence avec les besoins préalablement identifiés. Un Live Chat, un système de messagerie interne, un gestionnaire de tâches, un calendrier, un annuaire, un espace de partage de documents, ainsi que des outils de suivi et de contrôle sont autant de fonctionnalités qui vous seront indispensables. Le but étant d’offrir des solutions complètes, particulièrement adaptées à la nature et à la taille de votre projet.

3. Conduite du changement

Menée en parallèle avec la précédente étape, celle de la conduite du changement consistera à mettre en place un plan de communication qui permettra d’assurer l'adhésion et l’implication de vos collaborateurs dans le cadre du projet d’implantation de la plateforme de travail collaboratif. Ce sera également l’occasion d’accompagner les employés et autres partenaires dans l’utilisation de l’outil. Pour ce faire, n’hésitez pas à programmer des séances de formation, et à fournir des guides d’utilisation et autres tutoriels pour faciliter la prise en main de la plateforme.

4. Observation et ajustements

Une fois le portail conçu, il s’agira ici de s’assurer du bon fonctionnement de l’outil durant un temps défini. Cette période sera notamment l’occasion d’identifier les éventuels problèmes fonctionnels ou ergonomiques liés à l’utilisation de la plateforme. La facilité de prise en main, l’efficacité des différentes fonctionnalités, ou encore leur compatibilité avec les outils déjà en place dans l’entreprise seront des également paramètres à prendre en compte. Il est aussi important de noter que, bien que la mise en place de plateforme de travail collaboratif soit de plus en plus répandue grâce aux nombreux avantages qu’elle offre, il est nécessaire de veiller à ce que son utilisation soit en phase avec la culture de l’entreprise. A l’issue de cette phase de test, vous pourrez apporter des modifications et/ou ajustements si besoin est.

5. Lancement

Comme son nom l’indique, cette dernière étape sera le moment de donner accès à la plateforme à l’ensemble à vos collaborateurs et autres utilisateurs prenant part au projet, une fois que les éventuels changements ont été validés.

Créer une plateforme collaborative, les solutions qui s’offrent à vous

Afin de créer une plateforme collaborative pour votre entreprise, deux principales solutions s’offrent à vous : utiliser les solutions en open source, ou faire appel à une agence spécialisée dans le développement et l’édition de ces portails. Dans le premier cas, il existe actuellement une multitude d’éditeurs proposant la création de plateforme collaborative en ligne, grâce à des logiciels gratuits ou payants. Généralement proposés sous forme de packs, ces outils de travail collaboratifs sont entièrement modulables en fonction de besoins de l’organisation, et adaptés aux entreprises de tous les secteurs d’activité et de toutes les tailles ( start-ups, PME, grand groupe…).

En choisissant de confier la création de votre plateforme de travail collaboratif à une agence spécialisée, vous disposerez d’une solution sur-mesure pour optimiser votre communication digitale en interne, et mener à bien tous vos projets. De l’architecture de l’interface au nombre d’utilisateurs final, en passant par les fonctionnalités dont vous aurez besoin, vous pourrez personnaliser votre plateforme dans les moindres détails.